Что такое инвойс

Инвойс (коммерческий инвойс) — это финальный расчетный документ, который оформляется после согласования условий поставки и подготовки товара к отгрузке.

В нем указываются:

• точное наименование товара;
• количество и вес;
• стоимость единицы и общая сумма;
• условия поставки (Incoterms);
• реквизиты сторон;
• ссылка на контракт.

Инвойс используется:

• для проведения оплаты;
• для бухгалтерского учета;
• для расчета таможенной стоимости;
• при подаче декларации.

Таможенные органы принимают именно инвойс как основу для определения стоимости товара. Ошибки в нем могут привести к корректировке стоимости или задержке выпуска.

Что такое проформа-инвойс

Проформа-инвойс — это предварительный документ. Его оформляют на этапе переговоров или подготовки сделки.

Проформа показывает:

• ориентировочную стоимость партии;
• планируемый объем;
• базовые условия поставки.

Цены и объемы в проформе могут корректироваться. Документ носит информационный характер и не является окончательным расчетным документом.

Проформа используется:

• для согласования условий с покупателем;
• для планирования бюджета;
• при открытии аккредитива;
• для расчета логистики до отгрузки.

Для таможенного оформления проформа не подходит как основной документ.

Основные отличия инвойса и проформы

Разница между документами принципиальная:

• Назначение. Проформа — для согласования условий, инвойс — для фиксации фактической поставки.
• Юридический статус. Проформа носит информационный характер, инвойс является обязательным документом по сделке.
• Оплата. Полный расчет проводится по инвойсу.
• Таможенное оформление. Для декларации требуется коммерческий инвойс.
• Стабильность данных. В проформе изменения допустимы, в инвойсе любое изменение требует переоформления.

Когда используются оба документа

В большинстве международных сделок проформа и инвойс применяются последовательно.

Сначала поставщик направляет проформу — на ее основе стороны согласовывают цену, объем и условия. После подписания контракта и подготовки груза оформляется коммерческий инвойс.

Для расчета логистики на раннем этапе достаточно проформы.
Для оплаты и таможенного оформления необходим инвойс.

Распространенные ошибки

Чаще всего проблемы возникают в следующих случаях:

• попытка провести оплату или оформить декларацию по проформе;
• расхождения между проформой, контрактом и инвойсом;
• отсутствие обязательных реквизитов в инвойсе;
• ошибки в стоимости или коде товара.

Такие несоответствия приводят к задержкам, дополнительным запросам со стороны таможни и пересчету платежей.

Как выстраивается работа с документами

Корректная работа начинается до отгрузки. Сначала проверяется проформа: данные по стоимости и номенклатуре должны соответствовать условиям контракта. Затем на основе согласованных условий оформляется инвойс.

Перед подачей на таможню необходимо убедиться, что:

• стоимость в инвойсе совпадает с контрактом;
• условия поставки указаны корректно;
• описание товара соответствует коду ТН ВЭД;
• данные совпадают с packing list и транспортной накладной.

Проверка документов до отправки груза снижает риск задержек на этапе оформления.

Работа с документами в Международной транспортной группе «Транзит»

Международная транспортная группа «Транзит» сопровождает сделки с момента получения проформы до подачи инвойса на таможенное оформление.

В рамках сопровождения:

• проверяются коммерческие документы;
• контролируется соответствие данных между контрактом, проформой и инвойсом;
• проводится подготовка пакета для таможни;
• устраняются несоответствия до отправки груза.

Это позволяет избежать задержек и дополнительных расходов на этапе оформления.